Grunnlaget i et hvert forbedringsarbeid er å jobbe systematisk, hva som fungerer og som ikke fungerer, og endre planen gradvis til den blir skikkelig bra. I utgangspunktet må du for deg selv besvare spørsmålene:
- Hva ønsker vi å oppnå?
- -Hvordan vet vi at en endring egentlig betyr forbedring? Kan det synliggjøres, er det målbart?
- Hvilke endringer kan vi gjøre som resulterer i en forbedring? List opp alle forslag, velg noen prosesser å prioritere og fokusere på.
Deretter starter en syklus kalt PDSA, hvert forbedringspunkt har sin egen syklus.
P. PLAN - lage en plan? Prosessbeskrivelse, hvem gjør hva, når, hvordan?
D. DO - handle etter planen i en forhåndsbestemt periode!
S. STUDY - følg opp, måle og analysere resultatet.
A. ACT - Trekk konklusjoner, diskuter hva som gikk bra og hva som ikke fungerte. Foreslå eventuelt forbedringer i planen og start på nytt på det første punktet
En PDSA-syklus er ofte relativt kort, ca 2-20 uker. Disse trinnene danner grunnlaget for forbedringsarbeidet. Med et forhåndsbestemt tidsintervall går du tilbake til de tre første spørsmålene, viser nye forslag og velger nye prioriterte prosesser å jobbe med.